Regulamin platformy Heroify

Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z platformy Heroify oraz prawa i obowiązki Klientów (firm i organizacji korzystających z platformy), Użytkowników (osób działających w imieniu Klientów) oraz Kandydatów/Uczestników (osób biorących udział w Assessmentach).

Platforma Heroify jest świadczona wyłącznie na potrzeby działalności zawodowej lub gospodarczej Klientów (umowa B2B). Heroify nie świadczy usług konsumentom w rozumieniu art. 22¹ Kodeksu cywilnego.

§ 1. Definicje

• Usługodawca / Heroify – Heroify sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Padewska 23/7, 00-777 Warszawa, KRS: 0000903229, NIP: 5213930518, REGON: 389112980, kapitał zakładowy: 35.500,00 zł.
• Platforma – platforma internetowa Heroify dostępna pod adresem www.heroify.co, będąca własnością Usługodawcy, w ramach której Usługodawca umożliwia tworzenie i przeprowadzanie Assessmentów.
• Klient – osoba prawna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej lub przedsiębiorca, w imieniu której Użytkownik zakłada Konto i korzysta z Platformy. Klient jest stroną umowy z Usługodawcą oraz administratorem danych osobowych Kandydatów/Uczestników w rozumieniu RODO.
• Użytkownik – osoba fizyczna działająca w imieniu Klienta (rekruter, menedżer, administrator konta), która tworzy Assessmenty i zarządza nimi w ramach Platformy.
• Kandydat/Uczestnik – pełnoletnia osoba fizyczna biorąca udział w Assessmencie: kandydat w procesie rekrutacyjnym lub pracownik poddawany ocenie wewnętrznej przez Klienta.
• Assessment – zestaw pytań, zadań i ćwiczeń zorganizowany przez Użytkownika za pośrednictwem Platformy i rozwiązywany przez Kandydatów/Uczestników, oceniający kompetencje, zdolności, dopasowanie i postawę określone przez Użytkownika. Assessment jest także jednostką rozliczeniową w rozumieniu Cennika i zasad rozliczeń.
• Miejsce dla kandydata – jednostka rozliczeniowa uprawniająca do udziału jednego Kandydata/Uczestnika w Assessmencie, w modelach rozliczeń, które jej wymagają; na Platformie i w Cenniku pakiet Miejsc jest opisany jako "pakiet X kandydatów".
• Subskrypcja – roczny plan obejmujący określoną liczbę Assessmentów, opisany w Cenniku i zasadach rozliczeń.
• Konto – zbiór zasobów w systemie Usługodawcy, przypisany Klientowi, w którym przechowywane są dane Użytkowników działających w imieniu Klienta oraz dane Assessmentów.
• Konto aktywowane – Konto, dla którego Usługodawca potwierdził status firmowy Klienta: automatycznie po pierwszym zakupie na Platformie albo ręcznie na wniosek Klienta.
• Plan bezpłatny – ograniczony dostęp do Platformy udostępniany w celu zapoznania się z nią, o limitach określonych w Cenniku i zasadach rozliczeń.
• Cennik i zasady rozliczeń – dokument publikowany przez Usługodawcę pod adresem https://heroify.co/pl/cennik-i-zasady-rozliczen, określający aktualne ceny, rodzaje jednostek rozliczeniowych i Subskrypcji, okresy ważności i aktywności, zasady zwrotów oraz limity Planu bezpłatnego. Stanowi integralną część umowy z Klientem w brzmieniu obowiązującym w dniu zakupu.
• Operator płatności – Stripe Payments Europe, Ltd. lub inny podmiot wskazany w Cenniku i zasadach rozliczeń, obsługujący płatności.
• Umowa Współpracy – odrębna umowa pisemna zawierana z wybranymi Klientami, która może modyfikować postanowienia Regulaminu; w razie sprzeczności Umowa Współpracy ma pierwszeństwo.
• Usługi – wszystkie usługi świadczone przez Usługodawcę za pośrednictwem Platformy na podstawie niniejszego Regulaminu.
• DPA – Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych zawierana między Klientem a Usługodawcą, dostępna pod adresem https://heroify.co/pl/dpa, stanowiąca integralną część Regulaminu.
• Polityka Prywatności – dokument opisujący zasady przetwarzania danych osobowych Klientów i Użytkowników, dostępny pod adresem https://heroify.co/pl/polityka-prywatnosci/.
• Polityka Prywatności Kandydata/Uczestnika – dokument opisujący zasady przetwarzania danych osobowych Kandydatów/Uczestników, dostępny pod adresem https://heroify.co/pl/polityka-prywatnosci-kandydaci/.
• Polityka Uczciwości – zasady samodzielnego rozwiązywania Assessmentów, akceptowane przez Kandydatów/Uczestników przed przystąpieniem do oceny.
• System AI – elementy Platformy wykorzystujące sztuczną inteligencję, w tym modele językowe, do generowania ocen, raportów i wskaźników na podstawie odpowiedzi Kandydatów/Uczestników.
• Nota przejrzystości AI – dokument opisujący przeznaczenie, sposób działania, ograniczenia i zalecany sposób korzystania z Systemu AI, adresowany do Klientów jako podmiotów stosujących w rozumieniu Rozporządzenia (UE) 2024/1689 (AI Act). Skrócona informacja jest dostępna pod adresem https://heroify.co/pl/nota-ai; pełną wersję Usługodawca udostępnia Klientom na żądanie (contact@heroify.co).
• Wykaz sub-procesorów – lista podmiotów, którym Usługodawca dalej powierza przetwarzanie danych osobowych Kandydatów/Uczestników, stanowiąca załącznik do DPA, udostępniana do pobrania przy akceptacji DPA oraz na żądanie (gdpr@heroify.co).

§ 2. Konto i korzystanie z Platformy

2.1 Korzystanie z Platformy wymaga założenia Konta oraz akceptacji Regulaminu wraz z DPA i Cennikiem i zasadami rozliczeń przez Użytkownika działającego w imieniu Klienta, po zapoznaniu się z Polityką Prywatności. Założenie Konta jest równoznaczne z zawarciem umowy o świadczenie Usług między Klientem a Usługodawcą oraz z akceptacją DPA w aktualnej wersji jako integralnej części Regulaminu. Akceptacja Regulaminu jest ponownie potwierdzana przy każdym zakupie.

2.2 Konto może założyć samodzielnie osoba działająca w imieniu Klienta, z użyciem służbowego adresu e-mail w domenie Klienta. Usługodawca może odmówić założenia Konta z użyciem adresów w domenach ogólnodostępnych lub jednorazowych. Osoba zakładająca Konto oświadcza, że jest umocowana do zawarcia umowy w imieniu Klienta.

2.3 Konto wymaga potwierdzenia adresu e-mail. Konta niepotwierdzone w ciągu 30 dni mogą zostać usunięte.

2.4 Platforma jest przeznaczona dla przedsiębiorców i organizacji korzystających z niej w związku z prowadzoną działalnością. Wobec osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, dla której umowa nie ma charakteru zawodowego, stosuje się właściwe bezwzględnie obowiązujące przepisy ochronne. Przysługujące jej uprawnienia nie zależą od wcześniejszego poinformowania Usługodawcy o tym statusie. W sprawach tych uprawnień można kontaktować się z Usługodawcą pod adresem contact@heroify.co.

2.5 Użytkownik zobowiązuje się do podania prawdziwych i aktualnych informacji podczas zakładania Konta oraz do ich aktualizowania. Podanie fałszywych lub nieaktualnych danych może skutkować zawieszeniem lub zamknięciem Konta.

2.6 Usługodawca świadczy za pośrednictwem Platformy w szczególności następujące Usługi: tworzenie i utrzymywanie Konta; tworzenie Assessmentów na podstawie biblioteki pytań i zadań Platformy oraz własnych pytań Klienta; udostępnianie Assessmentów Kandydatom/Uczestnikom; rozwiązywanie Assessmentów; generowanie wyników, raportów kompetencyjnych i podsumowań z użyciem Systemu AI oraz porównywanie wyników; przeprowadzanie ocen wewnętrznych pracowników Klienta; eksport danych i wyników oraz integracje z systemami rekrutacyjnymi wskazanymi przez Klienta; samodzielny zakup Usług; wysyłanie newslettera (na podstawie odrębnej zgody).

2.7 Assessmenty tworzone są w oparciu o informacje podane przez Użytkownika (m.in. nazwa i opis stanowiska, poziom, kompetencje do oceny) oraz bibliotekę pytań i zadań Platformy. Użytkownik nie powinien umieszczać w opisie stanowiska danych osobowych osób trzecich.

2.8 Każdy Assessment ma zdefiniowany sugerowany czas rozwiązywania. Na wynik wpływa liczba poprawnie i niepoprawnie udzielonych odpowiedzi oraz inne parametry określone w danym Assessmencie i opisane w Nocie przejrzystości AI.

2.9 Plan bezpłatny obejmuje limity określone w Cenniku i zasadach rozliczeń. Usługodawca może zmienić, ograniczyć lub wycofać Plan bezpłatny w każdym czasie, z zachowaniem trybu powiadomienia z § 11.2.

2.10 Newsletter jest wysyłany na podstawie odrębnej zgody, bezpłatnie; Użytkownik może z niego zrezygnować w dowolnym momencie przez link w wiadomości.

2.11 Do korzystania z Platformy niezbędne są: urządzenie z dostępem do internetu, aktualna wersja jednej z popularnych przeglądarek internetowych (Chrome, Firefox, Safari, Edge) z włączoną obsługą JavaScript i plików cookie niezbędnych do działania sesji oraz aktywny adres e-mail. Kandydaci/Uczestnicy korzystają z Platformy na tych samych warunkach; do weryfikacji SMS potrzebny jest telefon zdolny do odbioru wiadomości.

2.12 Zakazane jest wprowadzanie do Platformy treści bezprawnych, w szczególności naruszających prawa osób trzecich, dyskryminujących lub zawierających dane osobowe osób trzecich bez podstawy prawnej, a także podejmowanie działań zakłócających działanie Platformy lub zmierzających do uzyskania nieuprawnionego dostępu.

§ 3. Udział Kandydatów/Uczestników

3.1 Klient zaprasza do Assessmentów wyłącznie osoby pełnoletnie i odpowiada za spełnienie wobec nich obowiązków informacyjnych wynikających z RODO oraz z AI Act (§ 6).

3.2 Przed przystąpieniem do Assessmentu Kandydat/Uczestnik potwierdza, że korzysta z zaproszenia skierowanego do niego, jedną z metod skonfigurowanych przez Klienta dla danego Assessmentu: kodem przesłanym na adres e-mail, kodem SMS na numer telefonu lub obiema metodami. Klient decyduje o metodzie w ustawieniach Assessmentu; dostępność weryfikacji SMS może zależeć od planu określonego w Cenniku i zasadach rozliczeń.

3.3 Przed przystąpieniem do Assessmentu Kandydat/Uczestnik akceptuje Politykę Uczciwości (samodzielne rozwiązywanie, bez narzędzi AI i pomocy osób trzecich) i jest informowany o rejestrowaniu danych technicznych sesji zgodnie z Polityką Prywatności Kandydata/Uczestnika. Naruszenie Polityki Uczciwości może skutkować unieważnieniem wyników przez Klienta.

3.4 Kandydat/Uczestnik ma na ukończenie Assessmentu czas wskazany przed rozpoczęciem; po jego upływie Assessment zostaje dla niego zamknięty i nie może go samodzielnie rozpocząć ponownie. O ponowne podejście może wystąpić Klient (contact@heroify.co); Usługodawca rozpatruje wniosek indywidualnie. Skutki rozliczeniowe porzuconego i ponownego podejścia określa Cennik i zasady rozliczeń.

3.5 Mechanizmy rzetelności (w tym wskaźnik zaufania) dostarczają Klientowi sygnałów; nie powodują automatycznego odrzucenia Kandydata/Uczestnika ani unieważnienia wyniku. Ocena należy do Klienta.

3.6 Po ukończeniu Assessmentu Platforma automatycznie udostępnia Kandydatowi/Uczestnikowi raport zwrotny przeznaczony dla niego (ogólna informacja o poziomie wyników, bez szczegółowych wyników liczbowych) oraz dostęp do profilu kandydata, na zasadach opisanych w Polityce Prywatności Kandydata/Uczestnika (sekcja 6). Jest to stała funkcja Platformy; akceptując Regulamin i DPA, Klient poleca Usługodawcy jej wykonywanie w swoim imieniu. Nie obejmuje ona raportów, notatek, statusów ani ocen przeznaczonych dla Klienta; o ich ewentualnym udostępnieniu decyduje Klient jako administrator danych.

§ 4. Płatności, jednostki rozliczeniowe i okres obowiązywania umowy

4.1 Usługi płatne są świadczone w modelach określonych w Cenniku i zasadach rozliczeń, w szczególności: zakup pojedynczych Assessmentów w wybranym wariancie, zakup pakietów Miejsc dla kandydatów oraz Subskrypcja roczna (zawierana w sposób wskazany w Cenniku i zasadach rozliczeń: na Platformie lub w kontakcie z Usługodawcą). Klienci rozliczający się na podstawie Umowy Współpracy pozostają przy jej warunkach.

4.2 Zakup następuje przez Platformę z użyciem Operatora płatności. Warunkiem zakupu jest uzupełnienie danych rozliczeniowych Klienta (nazwa, adres, kraj, NIP lub numer VAT UE, a dla podmiotów spoza Unii Europejskiej oświadczenie o statusie przedsiębiorcy, adres e-mail do faktur). Usługodawca może weryfikować numer VAT UE w systemie VIES i wstrzymać zakup do czasu pozytywnej weryfikacji. Dane karty płatniczej przetwarza wyłącznie Operator płatności.

4.3 Ceny podane są w złotych polskich jako ceny netto. Podatek VAT jest naliczany zgodnie ze statusem podatkowym i siedzibą Klienta, a jego kwota jest wskazywana w chwili zakupu. Faktury wystawia elektronicznie Usługodawca; są udostępniane w Koncie i wysyłane na adres e-mail do faktur.

4.4 Pierwszy zakup na Platformie powoduje aktywację Konta. Zakupione jednostki rozliczeniowe są przypisane do Konta Klienta i nie podlegają przeniesieniu na inny podmiot.

4.5 Assessmenty i Miejsca dla kandydatów mają okresy ważności lub aktywności wskazane w Cenniku i zasadach rozliczeń. Po ich upływie niewykorzystane jednostki wygasają i nie podlegają zwrotowi, chyba że Cennik i zasady rozliczeń stanowią inaczej.

4.6 Zwroty przysługują wyłącznie w przypadkach i na warunkach określonych w Cenniku i zasadach rozliczeń. Osobie fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, dla której umowa nie ma charakteru zawodowego (§ 2.4), przysługuje prawo odstąpienia od umowy zakupu jednostek rozliczeniowych w terminie 14 dni od zakupu bez podania przyczyny (oświadczenie na contact@heroify.co). Usługi Platformy są usługami cyfrowymi. Jeżeli świadczenie rozpoczęto na wyraźne żądanie Klienta przed upływem terminu odstąpienia (aktywacja Assessmentu, wykorzystanie Miejsca, rozpoczęcie okresu Subskrypcji), w razie odstąpienia Usługodawca zwraca cenę pomniejszoną proporcjonalnie o część wykonaną do chwili odstąpienia: dla jednostki Assessmentu proporcjonalnie do upływu okresu aktywności, dla Miejsc według wykorzystanych Miejsc, dla Subskrypcji według upływu okresu. Prawo odstąpienia nie przysługuje w odniesieniu do usługi w pełni wykonanej za wyraźną zgodą Klienta poinformowanego o utracie tego prawa. Pozostałym Klientom prawo odstąpienia od umowy zakupu nie przysługuje, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów.

4.7 Subskrypcja jest zawierana na okres 12 miesięcy i przedłuża się na kolejny okres 12-miesięczny wyłącznie po opłaceniu kolejnego okresu; Usługodawca nie pobiera płatności za kolejny okres automatycznie z zapisanej metody płatności, a jego nieopłacenie nie rodzi należności wobec Usługodawcy. Klient może anulować Subskrypcję przed końcem bieżącego okresu, pisząc na contact@heroify.co lub w Koncie, jeżeli taka opcja jest dostępna. Co najmniej 30 dni przed końcem okresu Usługodawca przesyła Klientowi fakturę proforma za kolejny okres z terminem płatności oraz informacją o możliwości anulowania. Anulowanie ma skutek na koniec opłaconego okresu; do tego czasu Klient zachowuje dostęp i niewykorzystane Assessmenty. Niewykorzystane Assessmenty z Subskrypcji nie przechodzą na kolejny okres. Zmiana ceny Subskrypcji obowiązuje od kolejnego okresu, jeżeli została zapowiedziana co najmniej 30 dni przed jego rozpoczęciem.

4.8 Jeżeli kolejny okres nie zostanie opłacony do końca bieżącego okresu, z jego końcem wygasają uprawnienia wynikające z Subskrypcji, w tym niewykorzystane Assessmenty z Subskrypcji, a Konto wraca do poziomu wynikającego z wcześniejszych zakupów. Assessmenty już aktywowane z Subskrypcji działają do końca swojego okresu aktywności, z dostępem do wyników i eksportu. Późniejsze opłacenie uruchamia nowy okres Subskrypcji z nową pulą od dnia zaksięgowania płatności.

4.9 Zakończenie Subskrypcji przed końcem opłaconego okresu na wniosek Klienta jest możliwe wyłącznie w uzgodnieniu z Usługodawcą; niewykorzystane Assessmenty z Subskrypcji przepadają bez zwrotu, chyba że uzgodniono inaczej.

4.10 Zmiany Cennika i zasad rozliczeń nie wpływają na jednostki już zakupione, które zachowują warunki z dnia zakupu, i dotyczą wyłącznie nowych zakupów oraz kolejnych okresów Subskrypcji zapowiedzianych zgodnie z pkt 4.7.

4.11 Dla Klientów rozliczanych fakturą z odroczonym terminem płatności opóźnienie przekraczające 30 dni może skutkować zawieszeniem Konta do czasu uregulowania zaległości.

4.12 Umowa o świadczenie Usług obowiązuje przez czas posiadania Konta. Konto, na które przez 24 miesiące nie zalogował się żaden Użytkownik i które nie ma aktywnej Subskrypcji ani ważnych jednostek rozliczeniowych, Usługodawca może zamknąć po dwukrotnym powiadomieniu e-mailem (60 i 30 dni wcześniej); zamknięcie kończy umowę, a dane podlegają oknu eksportu i usunięciu zgodnie z DPA. Klient może w każdej chwili zamknąć Konto, pisząc na contact@heroify.co (jeżeli chce wcześniej przenieść dane do innego dostawcy, stosuje się § 4.14); zamknięcie Konta nie uprawnia do zwrotu opłat za niewykorzystane jednostki, z zastrzeżeniem § 11.4 oraz przypadków wskazanych w Cenniku i zasadach rozliczeń. Zamknięcie Konta dotyczy całej organizacji Klienta i może go zażądać administrator Konta; usunięcie pojedynczego Użytkownika przez administratora Konta nie kończy umowy. Umowa zawarta na podstawie Umowy Współpracy obowiązuje przez okres w niej określony.

4.13 Usługodawca może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku istotnego naruszenia Regulaminu przez Klienta lub Użytkowników, w szczególności: naruszenia praw autorskich Usługodawcy, prób nieuprawnionego dostępu do systemów Platformy, wykorzystywania Platformy niezgodnie z § 6.3, opóźnienia w płatności przekraczającego 60 dni.

4.14 Zakończenie umowy, eksport danych i zmiana dostawcy. Klient może w każdym czasie wypowiedzieć umowę w celu przeniesienia swoich danych do innego dostawcy lub własnej infrastruktury albo w celu ich usunięcia. Okres wypowiedzenia upływa w dniu wskazanym przez Klienta, nie później niż 2 miesiące od złożenia wypowiedzenia (bez wskazania dnia: z chwilą otrzymania wypowiedzenia).

(a) Jeżeli Klient przenosi dane, po upływie okresu wypowiedzenia rozpoczyna się okres przejściowy, nie dłuższy niż 30 dni, w którym umowa nadal obowiązuje: Usługodawca świadczy Usługi w dotychczasowym zakresie, udostępnia eksport danych i udziela rozsądnej pomocy technicznej w przeniesieniu. Jeżeli przeniesienie w 30 dni jest technicznie niewykonalne, Usługodawca zawiadamia o tym Klienta w ciągu 14 dni roboczych od otrzymania wypowiedzenia, wskazując uzasadnienie i alternatywny okres przejściowy, który łącznie nie przekracza 7 miesięcy. Na wniosek Klienta okres przejściowy może zostać jednorazowo przedłużony o czas wskazany przez Klienta. Umowa wygasa z chwilą pomyślnego zakończenia przeniesienia danych, potwierdzonego Klientowi przez Usługodawcę; jeżeli przeniesienie nie zakończy się w okresie przejściowym, Klient decyduje, czy korzysta z przedłużenia, czy kończy umowę z końcem okresu przejściowego. Okres pobierania danych, w którym Klient może pobrać eksport, trwa co najmniej 30 dni od zakończenia uzgodnionego okresu przejściowego (wcześniejsze wygaśnięcie umowy wskutek pomyślnego przeniesienia go nie skraca); po jego zakończeniu dane są usuwane zgodnie z DPA.

(b) Jeżeli Klient nie przenosi danych, lecz żąda ich usunięcia, umowa wygasa z upływem okresu wypowiedzenia, a dane są usuwane zgodnie z DPA.

(c) Eksport obejmuje dane wprowadzone przez Klienta i jego Użytkowników (konfiguracje Assessmentów, lista zaproszonych Kandydatów/Uczestników, notatki i statusy, dane Konta) oraz dane wygenerowane w toku korzystania (odpowiedzi, wyniki, raporty, podsumowania AI), w formacie CSV lub JSON. Eksport nie obejmuje treści pytań, zadań, kluczy odpowiedzi, norm, modeli kompetencyjnych i algorytmów stanowiących własność Usługodawcy ani logów technicznych Usługodawcy. Eksport i pomoc są bezpłatne. Aktualny opis struktur danych i formatów eksportu Usługodawca utrzymuje w Koncie (rejestr online). Prawo do eksportu przysługuje także w czasie trwania umowy i w czasie zawieszenia Konta. Zasady przechowywania i usuwania danych Kandydatów/Uczestników po zakończeniu umowy określa DPA.

§ 5. Prawa autorskie i własność intelektualna

5.1 Wszystkie treści udostępniane na Platformie, w tym pytania, zadania, modele kompetencyjne, normy, algorytmy oceny, prompty i konfiguracja Systemu AI oraz inne elementy Platformy, są chronione prawem autorskim i należą do Usługodawcy lub podmiotów, które udzieliły mu licencji.

5.2 Kopiowanie, udostępnianie lub wykorzystywanie treści Platformy poza zakresem określonym w Regulaminie wymaga uprzedniej pisemnej zgody Usługodawcy. Zakazane jest w szczególności udostępnianie treści pytań osobom trzecim oraz wykorzystywanie ich do trenowania systemów AI.

5.3 Wyniki Assessmentów (odpowiedzi Kandydatów/Uczestników, raporty, analizy) stanowią dane osobowe Kandydatów/Uczestników, których administratorem jest Klient. Klient ma prawo korzystać z tych danych w zakresie wynikającym z DPA i obowiązującego prawa. Klient odpowiada za dalsze udostępnianie wyników, w tym przez eksport plików, integracje oraz linki do wyników generowane na Platformie, i za ich zabezpieczenie po pobraniu. Usługodawca zachowuje prawa autorskie do bazowych pytań, zadań, modeli kompetencyjnych i algorytmów oceny.

5.4 Pytania, zadania i inne treści dodane do Platformy przez Użytkownika pozostają własnością Klienta. Klient udziela Usługodawcy niewyłącznej licencji na ich wykorzystanie w zakresie niezbędnym do świadczenia Usług.

§ 6. Sztuczna inteligencja i wsparcie decyzji

6.1 Elementy Platformy oceniające Kandydatów/Uczestników (punktacja, normy, wskaźnik zaufania, podsumowanie generowane przez model językowy, ranking) składają się na System AI w rozumieniu AI Act. Zasady działania, ograniczenia i zalecany sposób korzystania opisuje Nota przejrzystości AI.

6.2 Wyniki generowane przez Platformę stanowią wyłącznie wsparcie dla Użytkownika. Platforma nie podejmuje decyzji o zatrudnieniu, awansie, odrzuceniu ani innych decyzji wobec Kandydatów/Uczestników; statusy nadaje Użytkownik. Klient zapewnia, że decyzje na podstawie wyników podejmują osoby posiadające odpowiednie kompetencje i uprawnienia, traktujące wyniki jako jeden z elementów oceny.

6.3 W rozumieniu AI Act Usługodawca jest dostawcą Systemu AI, a Klient podmiotem, który go stosuje. Klient zobowiązuje się:
a) korzystać z Platformy zgodnie z Notą przejrzystości AI;
b) zapewnić nadzór człowieka nad wykorzystaniem wyników, tak aby decyzje wobec Kandydatów/Uczestników zawsze podejmował człowiek;
c) informować Kandydatów/Uczestników, że są oceniani z użyciem Systemu AI, a w stosownych przypadkach także przedstawicieli pracowników;
d) niezwłocznie zgłaszać Usługodawcy podejrzenie nieprawidłowego działania Systemu AI;
e) używać Platformy wyłącznie do oceny kompetencji, zdolności i dopasowania zawodowego, w szczególności nie do wnioskowania o cechach prawnie chronionych;
f) wobec własnych pracowników korzystać z Platformy tylko w rekrutacjach wewnętrznych oraz w celach rozwojowych i kadrowych zgodnych z prawem pracy. Wynik Assessmentu nie może być jedyną podstawą decyzji o rozwiązaniu stosunku pracy ani o zmianie jego warunków na niekorzyść pracownika.

6.4 Usługodawca stosuje przepisy AI Act w zakresie, w jakim mają zastosowanie do Systemu AI w danym czasie, i nie wykorzystuje danych Kandydatów/Uczestników do trenowania modeli AI.

6.5 Kandydat/Uczestnik może zwrócić się do Klienta o wyjaśnienie roli Systemu AI w decyzji, która go dotyczy. Usługodawca wspiera Klienta w udzieleniu wyjaśnienia, udostępniając opis czynników uwzględnionych w wyniku. Klientom będącym podmiotami publicznymi lub zobowiązanym do oceny skutków dla praw podstawowych (art. 27 AI Act) Usługodawca udostępnia informacje niezbędne do jej przeprowadzenia.

§ 7. Ochrona danych osobowych

7.1 Usługodawca przetwarza dane osobowe Kandydatów/Uczestników w imieniu Klienta jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 28 RODO. Szczegółowe zasady określa DPA, stanowiąca integralną część Regulaminu. Akceptacja DPA następuje przy zakładaniu Konta i jest warunkiem korzystania z Platformy.

7.2 W zakresie wskazanym w Polityce Prywatności Kandydata/Uczestnika i DPA (weryfikacja kanału kontaktu kodem e-mail/SMS, mechanizmy rzetelności, profil kandydata, normy statystyczne, analizy jakości narzędzi na danych pseudonimizowanych) Usługodawca działa jako niezależny administrator danych.

7.3 Indywidualnie negocjowaną DPA Usługodawca oferuje Klientom Subskrypcji na warunkach wskazanych w Cenniku i zasadach rozliczeń (kontakt: gdpr@heroify.co).

7.4 W przypadku sprzeczności między DPA a Regulaminem, w sprawach ochrony danych osobowych pierwszeństwo ma DPA.

7.5 Zasady przetwarzania danych osobowych Klientów i Użytkowników opisuje Polityka Prywatności. Zasady przetwarzania danych osobowych Kandydatów/Uczestników opisuje Polityka Prywatności Kandydata/Uczestnika. Aktualny Wykaz sub-procesorów jest dostępny do pobrania przy akceptacji DPA oraz na żądanie (gdpr@heroify.co).

§ 8. Wykorzystanie nazwy i logotypu Klienta w celach referencyjnych

8.1 Klient udziela Usługodawcy niewyłącznej, nieodpłatnej i nieprzenoszalnej licencji na wykorzystywanie nazwy, firmy i logotypu Klienta w celach referencyjnych i marketingowych, w szczególności na stronie heroify.co, w mediach społecznościowych, materiałach marketingowych, prezentacjach sprzedażowych i studiach przypadku.

8.2 Wykorzystanie ogranicza się do informacji, że Klient korzysta lub korzystał z Platformy. Usługodawca wykorzystuje nazwę i logotyp rzetelnie, zgodnie z prawem i bez wprowadzania w błąd co do charakteru współpracy.

8.3 Klient może w każdym czasie odwołać licencję, pisząc na contact@heroify.co. Usługodawca w terminie 30 dni usunie nazwę i logotyp ze strony internetowej, profili w mediach społecznościowych, aktualnych materiałów sprzedażowych i innych publikacji cyfrowych, nad którymi ma kontrolę. Odwołanie nie obejmuje materiałów drukowanych już rozpowszechnionych ani publikacji osób trzecich. Studia przypadku zawierające informacje o wynikach, osobach lub cytaty wymagają odrębnej, pisemnej zgody Klienta.

8.4 Klient może poinformować Usługodawcę przed lub po rozpoczęciu korzystania z Platformy, że nie życzy sobie wykorzystywania nazwy i logotypu. Strony mogą ustalić indywidualne zasady w Umowie Współpracy.

8.5 Licencja nie obejmuje prawa do sublicencjonowania ani nie narusza praw Klienta do jego oznaczeń i znaków towarowych.

§ 9. Reklamacje

9.1 Reklamacje związane z Usługami i płatnościami można zgłaszać na adres contact@heroify.co, podając dane identyfikacyjne Klienta lub Użytkownika i opis przyczyny.

9.2 Reklamacje i pytania dotyczące danych osobowych oraz DPA należy kierować na adres gdpr@heroify.co.

9.3 Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od otrzymania i informuje zgłaszającego o wyniku.

§ 10. Odpowiedzialność

10.1 Usługodawca dokłada starań, aby Platforma działała prawidłowo i nieprzerwanie, jednak nie gwarantuje nieprzerwanego działania.

10.2 Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za treść Assessmentów stworzonych przez Użytkownika ani za fałszywe lub niekompletne dane podane przez Użytkowników lub Kandydatów/Uczestników.

10.3 Wyniki Assessmentów stanowią wyłącznie wsparcie procesu decyzyjnego Klienta. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji podjętych przez Klienta na podstawie wyników (w tym decyzji rekrutacyjnych, kadrowych i rozwojowych). Nie wyłącza to odpowiedzialności Usługodawcy za wady samej Platformy, w szczególności błędne obliczenie lub przypisanie wyników. Usługodawca odpowiada za zgodność Platformy z obowiązkami dostawcy Systemu AI, a Klient za zgodność korzystania z obowiązkami podmiotu stosującego.

10.4 Całkowita odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta z tytułu Regulaminu, z wyjątkiem szkód wyrządzonych umyślnie oraz odpowiedzialności, której nie można wyłączyć ani ograniczyć na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów, jest ograniczona do sumy opłat uiszczonych przez Klienta w ciągu 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie powodujące szkodę.

10.5 Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za utracone korzyści, utratę danych wynikającą z działań Klienta lub Użytkowników ani za szkody pośrednie.

10.6 Postanowienia niniejszego paragrafu nie wyłączają ani nie ograniczają odpowiedzialności Usługodawcy wynikającej z DPA w zakresie przetwarzania danych osobowych.

§ 11. Zmiany Regulaminu

11.1 Usługodawca może zmieniać Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności: zmiany przepisów prawa, zmiany funkcjonalności Platformy, zmiany modelu rozliczeniowego, względów bezpieczeństwa, wytycznych organów nadzorczych.

11.2 O każdej istotnej zmianie Usługodawca powiadamia Klienta e-mailem na adres powiązany z Kontem, z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, wskazując datę wejścia zmian w życie. Usługodawca może dodatkowo poinformować o zmianach komunikatem na Platformie.

11.3 Kontynuowanie korzystania z Platformy po wejściu zmian w życie oznacza ich akceptację.

11.4 Klient, który nie akceptuje zmian, może zgłosić to Usługodawcy przed datą ich wejścia w życie i zamknąć Konto. W takim przypadku zachowuje prawo do wykorzystania zakupionych jednostek rozliczeniowych do końca ich ważności na dotychczasowych warunkach; Konto zostaje zamknięte po wykorzystaniu lub wygaśnięciu jednostek.

11.5 Zmiany DPA odbywają się na zasadach określonych w DPA. Zmiany Cennika i zasad rozliczeń odbywają się na zasadach określonych w § 4.10.

§ 12. Postanowienia końcowe

12.1 Regulamin podlega prawu polskiemu. Wersja polska Regulaminu jest wersją rozstrzygającą w razie rozbieżności z wersją angielską.

12.2 Spory wynikające z Regulaminu Strony będą starały się rozwiązać polubownie. W przypadku braku porozumienia właściwy jest sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy; nie dotyczy to Klientów, o których mowa w § 2.4, wobec których stosuje się przepisy o właściwości sądu przewidziane dla konsumentów.

12.3 Jeżeli jakiekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy.

12.4 Kontakt w sprawach Regulaminu: contact@heroify.co. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych: gdpr@heroify.co.

12.5 Regulamin w wersji 1.1 wchodzi w życie z dniem 30 września 2026 r. dla Klientów zakładających Konto od tego dnia oraz z dniem 14 października 2026 r. dla pozostałych Klientów, po powiadomieniu zgodnie z § 11.2, i zastępuje wersję z 13 czerwca 2026 r. Klient, który przed 14 października 2026 r. zaakceptuje Regulamin w wersji 1.1 przy zakupie na Platformie, jest nim związany od chwili tej akceptacji. Poprzednie wersje i wykaz zmian Usługodawca udostępnia na żądanie (contact@heroify.co).